Σήμερα όλο και περισσότερο στη ζωή μας αλλά και στις καθημερινές , επαγγελματικές υποχρεώσεις, δράσεις και δραστηριότητες ακούμε ,αναρωτιόμαστε βλέπουμε και διαβάζουμε ή γινόμαστε μάρτυρες στο ότι ορισμένοι άνθρωποι και οργανισμοί (ιδιωτικοί και δημόσιοι ) τα καταφέρνουν καλύτερα από κάποιους άλλους και επιτυγχάνουν τα επιθυμητά τους αποτελέσματα , ενώ κάποιοι άλλοι είτε πετυχαίνουν καλύτερα από εμάς στις στρατηγικές τους ,στα σχέδια και προγράμματα τους ,ενώ κάποιοι άλλοι αποτυγχάνουν.
Επίσης όλο και περισσότερο σήμερα βλέπουμε και ακούμε ότι η έλλειψη σωστής οργάνωσης οδηγεί σε αποτυχία στρατηγικές ,σχέδια και προγράμματα ,αλλά και στους τρόπους υλοποίησης και εφαρμογής τους..
Όλα τα παραπάνω θα προσπαθήσουμε να τα προσεγγίσουμε ,επεξηγήσουμε και αναδείξουμε μέσω εννοιών και όρων όπως είναι η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα αλλά και η βέλτιστη διαχείριση του χρόνου ως εργαλεία και προϋποθέσεις αλλά παράλληλα και ως συνταγές επιτυχημένων απαντήσεων στα προαναφερόμενα ερωτήματα.
Η βέλτιστη διαχείριση του χρόνου αποσκοπεί στην αύξηση της παραγωγικότητας, αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας ενός Οργανισμού , και έχει αναφορά σε όλες τις μονάδες του ,τα τμήματα και τις διευθύνσεις του , ενώ η δημιουργία του , η διαχείριση , και η δομή του απαιτεί και προϋποθέτει συγκεκριμένες τεχνικές και μεθόδους αλλά και ένα σύνολο δεξιοτήτων για ένα ανθρώπινο δυναμικό το οποίο γίνεται όλο και πιο αυτόνομο .
Επικεντρώνεται σε μεθόδους, πρακτικές και τεχνικές οι οποίες στοχεύουν σε πρακτικές για την αλλαγή των συμπεριφορών για την καλύτερη οργάνωση και αξιοποίηση του εργασιακού χρόνου αλλά και στην ευεξία και αυτοεκπλήρωση δηλ. του αισθήματος ικανοποίησης από το καθημερινό τους αποτέλεσμα στην εργασία, και κατ επέκταση στον προγραμματισμό της καθημερινότητας και της επαγγελματικής τους επιτυχίας.
Λειτουργικά εντάσσεται στο Μάναντζμεντ Ανθρωπίνων πόρων και Διοίκησης του Προσωπικού .
Οι Τεχνικές και οι μέθοδοι οι οποίοι μπορούν να ενταχθούν είναι από την αξιοποίηση του εργασιακού χρόνου με βάση τον ενεργητικό κύκλο έως την εποπτεία , τον έλεγχο και τη καταγραφή των ημερήσιων εργασιών αλλά και του χρόνου που χρειάστηκε για την ολοκλήρωση του .
Υποστηρίζεται από το Μάναντζμεντ της μάθησης όπου απαραίτητη προϋπόθεση είναι η αλλαγή στην κουλτούρα ενός οργανισμού και της οργανωσιακής του ανάπτυξης εντάσσοντας την οριζόντια και διαγώνια επικοινωνία και η οποία με τη σειρά της θα πρέπει να είναι συνεχής και αμφίδρομη έτσι ώστε να τηρούνται τα χρονοδιαγράμματα διότι σχεδιασμός σημαίνει συνεχής διάλογος.
Μαζί με τη δημιουργία όλων εκείνων των προϋποθέσεων για τη βέλτιστη διαχείριση του χρόνου(και ως απαραίτητη προϋπόθεση ) θα πρέπει να δούμε και να ενταχθεί ο συντονισμός –συγχρονισμός ο οποίος είναι απαραίτητος ως γνώση και πρακτική από την ίδια τη φύση του καταμερισμού και της κατάτμησης της εργασίας ενώ προκαλεί πολυπλοκότητα ιδιαιτέρως στους χώρους και στους χρόνους, διότι ο οργανισμός έχει την ανάγκη να επανασυνδέει όλα τα επιμέρους έργα σε μία ολιστική και ολοκληρωμένη ενότητα απόδοσης η οποία δεν προκύπτει ως αποτέλεσμα μηχανιστικών αρμονικών συνενώσεων αλλά ως το πρόβλημα ολοκλήρωσης των διαφορετικών προσανατολισμών των Διευθύνσεων και των Τμημάτων από τη μία μεριά και του ανθρωπίνου δυναμικού από την άλλη.
Στα πλαίσια του συντονισμού και συγχρονισμού υπάρχουν 3 μηχανισμοί:
-Ιεραρχικός
-Αυτοσυντονισμός
– Με τη χρήση Τεχνοκρατικών εργαλείων
Επιπροσθέτως θα πρέπει να ληφθούν υπ όψιν και να συμπεριληφθούν : α) Η διαβάθμιση των εργαλείων συντονισμού και συγχρονισμού ,(προσωπικές εντολές μέσω της ιεραρχίας ,τα συστήματα αυτοσυντονισμού και τεχνοκρατικών προγραμμάτων) ,β)ο βαθμός τυποποίησης και γ ) ο βαθμός εκχώρησης της εξουσίας.
Διαφορά μεταξύ Αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας
Αποδοτικότητα σημαίνει ότι παράγετε ή εκτελείτε να γίνετε με τέλειο τρόπο. Αν και η Αποτελεσματικότητα έχει μια ευρύτερη προσέγγιση, που σημαίνει το βαθμό στον οποίο τα πραγματικά αποτελέσματα έχουν επιτευχθεί για να εκπληρώσει το επιθυμητό αποτέλεσμα, δηλαδή να κάνει ακριβή πράγματα.
Η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα είναι οι δύο λέξεις που συνήθως αντιπαρατίθενται από τους ανθρώπους. χρησιμοποιούνται στη θέση του άλλου, ωστόσο είναι διαφορετικά. Ενώ η αποδοτικότητα είναι η κατάσταση επίτευξης της μέγιστης παραγωγικότητας, με λιγότερη προσπάθεια, η αποτελεσματικότητα είναι ο βαθμός στον οποίο κάτι επιτυγχάνει στην παροχή του επιθυμητού αποτελέσματος.
Συγκριτικό διάγραμμα
| Βάση σύγκρισης | Αποδοτικότητα | Αποτελεσματικότητα |
| Έννοια | Η αρετή της αποδοτικότητας είναι γνωστή ως αποδοτικότητα. | Το μέγεθος της εγγύτητας του πραγματικού αποτελέσματος με το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα, είναι γνωστό ως αποτελεσματικότητα. |
| Τι είναι αυτό? | Η εργασία πρέπει να γίνει με σωστό τρόπο. | Κάνοντας ακριβή εργασία. |
| Εμφαση στο | Είσοδοι και έξοδοι | Μέσα και λήψεις |
| Χρονικός ορίζοντας | Βραχυπρόθεσμος | Μέσο-Μακροπρόθεσμος |
| Προσέγγιση | Εσωστρεφής | Εξωστρεφής |
| Διαπίστωση | Εφαρμογή και υλοποίηση στρατηγικής | Διαμόρφωση στρατηγικής |
| Προσανατολισμός | Λειτουργικός | Στρατηγικός |
Ορισμός της απoδoτικότητας
Η αποδοτικότητα αναφέρεται στην ικανότητα παραγωγής ως μέγιστης από τη δεδομένη είσοδο με τη λιγότερη σπατάλη χρόνου, προσπάθειας, χρημάτων, ενέργειας και πρώτων υλών. Μπορεί να μετρηθεί ποσοτικά με το σχεδιασμό και την επίτευξη των αναλογιών εισροών-εξόδου των πόρων ενός Οργανισμού όπως είναι :1)κεφάλαια, 2)ενέργεια, 3)υλικό, 4)εργασία,5)Τεχνογνωσία κ.λπ.
Η αποδοτικότητα θεωρείται επίσης παράμετρος για τον υπολογισμό της απόδοσης και της παραγωγικότητας πραγματοποιώντας συγκρίσεις μεταξύ του προϋπολογισμού παραγωγής και έργου και των πραγματικών εξόδων που παράγονται από τη μία μεριά ,με τον σταθερό αριθμό εισόδων από την άλλη. Στην ουσία είναι η ικανότητα να κάνουμε τα πράγματα με καλό τρόπο, για να επιτύχουμε την τυπική παραγωγή και έργο.
Η αποδοτικότητα είναι ένα βασικό στοιχείο για τη χρήση πόρων, καθώς είναι πολύ λιγότερα σε αριθμό και έχουν εναλλακτικές χρήσεις, επομένως πρέπει να χρησιμοποιούνται με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Ορισμός της αποτελεσματικότητας
Η αποτελεσματικότητα αναφέρεται στον βαθμό στον οποίο κάτι έχει γίνει, για να επιτευχθεί το στοχευμένο αποτέλεσμα. Σημαίνει το βαθμό εγγύτητας του επιτευχθέντος στόχου με τον προκαθορισμένο στόχο για να εξεταστεί η ισχύς ολόκληρης της οντότητας.
Η αποτελεσματικότητα έχει μια εξωτερική όψη, δηλαδή αποκαλύπτει τη σχέση του οργανισμού με το μακρο περιβάλλον του . Επικεντρώνεται δε στην επίτευξη ανταγωνιστικής θέσης .
Η αποτελεσματικότητα είναι προσανατολισμένη στο αποτέλεσμα που δείχνει πόσο άριστα έχει πραγματοποιηθεί μια δραστηριότητα που οδήγησε στην επίτευξη του επιδιωκόμενου αποτελέσματος που είναι είτε ακριβές ,είτε δίπλα στο τέλειο.
Βασικές διαφορές μεταξύ αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας
Τα σημεία που δίνονται παρακάτω περιγράφουν τις ουσιαστικές διαφορές μεταξύ αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας:
- Η ικανότητα παραγωγής και έργου σε μέγιστο βαθμό με περιορισμένους πόρους είναι γνωστή ως αποδοτικότητα. Το επίπεδο της εγγύτητας του πραγματικού αποτελέσματος με το προγραμματισμένο αποτέλεσμα είναι η αποτελεσματικότητα.
- Η αποδοτικότητα είναι «να κάνουμε τα πράγματα τέλεια», ενώ η αποτελεσματικότητα είναι «να κάνουμε τέλεια πράγματα».
- Η απόδοση έχει βραχυπρόθεσμη προοπτική. Αντίθετα, σε μέσο μακροπρόθεσμο ορίζοντα είναι στραμμένη η κατεύθυνση της αποτελεσματικότητας.
- Η απόδοση είναι προσανατολισμένη στην απόδοση. Σε αντίθεση με την αποτελεσματικότητα, η οποία είναι προσανατολισμένη στα αποτελέσματα.
- Η αποδοτικότητα πρέπει να διατηρείται κατά τη στιγμή της υλοποίησης της στρατηγικής, ενώ η διαμόρφωση της στρατηγικής απαιτεί αποτελεσματικότητα.
- Η αποδοτικότητα μετράται στις λειτουργίες του οργανισμού, ενώ η αποτελεσματικότητα μετράται στο βαθμό επίτευξης των στρατηγικών, της στρατηγικής στόχευσης ,του οράματος και της αποστολής που εκπληρώνονται από έναν οργανισμό.
Συμπέρασμα
Η αποδοτικότητα και η αποτελεσματικότητα έχουν και οι δύο μαζί μια εξέχουσα θέση στο περιβάλλον του οργανισμού και οι οποίες θα πρέπει να διατηρούνται σε υψηλό επίπεδο επίτευξης, ενώ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΞΕΤΑΖΟΝΤΑΙ ΣΥΝΔΙΑΣΤΙΚΑ διότι η επιτυχία ενός Οργανισμού σε ένα μετεξελισσόμενο και ασύμμετρο περιβάλλον συνεχών και δυναμικών αλλαγών έγκειται σε πολύ μεγάλο βαθμό από αυτές.
Η αποδοτικότητα έχει μια ενδοσκοπική προσέγγιση, δηλαδή μετρά την απόδοση των λειτουργιών, των διαδικασιών, των εργαζομένων, του κόστους, του χρόνου κ.λπ. μέσα στον οργανισμό. Έχει σαφή εστίαση στη μείωση των δαπανών ή της σπατάλης ή στην εξάλειψη των περιττών δαπανών για την επίτευξη της παραγωγής και του έργου που παράγεται με έναν καθορισμένο αριθμό εισροών.
Στην περίπτωση της Αποτελεσματικότητας, έχει μια εξωστρεφή προσέγγιση, η οποία υπογραμμίζει τη σχέση της οργάνωσης ενός Οργανισμού με τον υπόλοιπο κόσμο για την επίτευξη ανταγωνιστικής θέσης , δηλαδή βοηθά τον οργανισμό να κρίνει την ισχύ ολόκληρου του οργανισμού κάνοντας στρατηγικές και επιλέγοντας τα καλύτερα μέσα για το αποτέλεσμα επίτευξης.
Απαραίτητη συνθήκη για να ισχύσουν τα προαναφερόμενα είναι η σωστή οργάνωση, διάταξη και δομή ενός οργανισμού ο οποίος θα πρέπει να αλλάζει και να αναδιατάσσεται όταν:1) οι συνθήκες το απαιτούν και 2)όταν αλλάζουν οι στρατηγικές , τα σχέδια και τα προγράμματα έτσι ώστε να αποτρέπει και να προνοεί τις απειλές που συσχετίζονται με αυτές (και τον ίδιο τον οργανισμό), αλλά και να μετουσιώνει τις ευκαιρίες σε επιτυχίες ως προς το βαθμό επίτευξης τους .
Γράφει ο Γιώργος Βιδάλης, Διδάκτωρ Οικονομικών,
Εργαζόμενος στη Τελωνειακή Περιφέρεια Αττικής της ΑΑΔΕ
